平遥票号对于账务管理非常重视,总号掌柜要作出一些大的经营决策,必须根据账务等准确依据来决定,可以说账务是票号业绩等考核的唯一依据。
账务核算按照“旧管、新收、开除、实在”四柱清册设立,属旧复式簿记。各票号账簿多至十几种,有万金账、流水账、总账、汇兑账、存款账、放款账、现银账、埠际往来账、浮账等。而且账簿登记必须要做到日结、月清、年总结。在总号与分号之间,由分号做出“月清”和“年总结”,按时报回总号。总号对各分号经营盈亏状况一目了然。
票号向财东报告经营业绩,先由总号汇结各号年总结后,再加总号本身业务,综合编制成“清单”向财东报账。平遥票号对账务管理的基本要求是“账账相符,账实相符,撇除死呆,不留虚浮”。
票号账务管理非常严格,所以对账房先生、帮账人员的选拔十分之苛刻,当代的说法就是会计。一要人品好。二要脑筋灵,三要写字好,四要出手快。